Politica de confidențialitate

Această politică explică, într-un mod transparent, ce date cu caracter personal prelucrăm, de ce le folosim, cui le putem transmite, cât timp le păstrăm și ce drepturi aveți atunci când vizitați site-ul, creați un cont, solicitați o ofertă sau plasați o comandă.

1. Operatorul datelor și datele de contact

Operatorul datelor cu caracter personal este SOFTROM GRUP S.R.L., persoană juridică română, cu sediul în Str. Aeroportului nr. 280C, Cârcea, Dolj, România, CUI RO16065251, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J16/85/2004, identificator în format actualizat J2004000085160, denumită în continuare „Softrom”, „Operatorul”, „noi” sau „biroultau.ro”.
Pentru orice întrebare sau solicitare privind protecția datelor ne puteți contacta:

prin e-mail: contact@biroultau.ro;
prin poștă sau curier: Str. Aeroportului nr. 280C, Cârcea, Dolj, România, cu mențiunea „Protecția datelor”;
prin telefon: 0351 401 701.

Softrom nu a desemnat un responsabil cu protecția datelor în sensul art. 37 din GDPR. Solicitările sunt gestionate de persoana internă desemnată pentru acest scop.

2. Cui se aplică această politică

Politica se aplică persoanelor fizice care vizitează Site-ul, creează sau utilizează un cont, plasează o comandă, solicită o ofertă, participă la o campanie, comunică cu noi ori reprezintă un client, furnizor sau partener persoană juridică.
GDPR protejează datele persoanelor fizice. În cazul clienților persoane juridice, prezenta politică se aplică datelor reprezentanților, angajaților, persoanelor de contact și utilizatorilor desemnați de companie.

3. Datele pe care le prelucrăm

3.1. Date de identificare și contact

nume și prenume;
adresă de e-mail și număr de telefon;
adresă de livrare și, după caz, domiciliu sau adresă de facturare;
funcție, companie reprezentată și date profesionale de contact.

3.2. Date pentru cont și autentificare

identificatorul contului și istoricul autentificărilor;
preferințele salvate, produsele favorite și opțiunile de comunicare;
datele de autentificare; parola este păstrată sub formă criptografică și nu este accesibilă în clar.

3.3. Date comerciale și contractuale

produsele vizualizate, solicitate, comandate sau returnate;
istoricul comenzilor, ofertelor, retururilor, reclamațiilor și garanțiilor;
datele necesare facturării, inclusiv denumirea firmei, CUI și alte informații fiscale;
corespondența și informațiile transmise serviciului de relații cu clienții;
machete, fișiere grafice, texte, sigle și instrucțiuni furnizate pentru Produse personalizate.

3.4. Date despre plată și livrare

metoda și starea plății, valoarea tranzacției și identificatorul comunicat de procesator;
datele complete ale cardului nu sunt colectate sau stocate de Softrom;
numărul de expediție, starea livrării, dovada predării și informațiile comunicate de curier.

3.5. Date tehnice și de utilizare

adresa IP, data și ora accesului, tipul dispozitivului, sistemul de operare și browserul;
pagini vizitate, acțiuni realizate, sursa accesului și erori tehnice;
identificatori și informații stocate prin cookie-uri sau tehnologii similare, în funcție de opțiunile exprimate.

4. Sursele datelor

Colectăm datele în principal direct de la dumneavoastră, atunci când completați formulare, creați un cont, plasați o comandă, solicitați o ofertă, încărcați fișiere sau ne contactați.
Putem primi date și de la compania pe care o reprezentați, de la alți utilizatori autorizați ai contului companiei, de la procesatorul de plăți, curier, furnizorii tehnici, platformele prin care ne contactați ori din surse profesionale publice, atunci când acest lucru este necesar pentru inițierea sau administrarea unei relații B2B.

5. Scopurile, temeiurile și durata prelucrării

Prelucrăm numai datele adecvate scopului urmărit. Principalele activități sunt prezentate mai jos. Perioadele pot fi prelungite dacă păstrarea este impusă de lege, necesară pentru un litigiu sau pentru investigarea unui incident.

Scopul	Date folosite	Temei juridic	Perioada orientativă
Crearea și administrarea contului	Identitate, contact, autentificare, preferințe	Art. 6 alin. (1) lit. b GDPR	Pe durata contului și până la 3 ani de la ultima activitate, dacă nu este solicitată anterior ștergerea
Oferte, comenzi, livrare, retur și garanție	Identitate, contact, comandă, corespondență, livrare	Contract și demersuri precontractuale; obligații legale	Pe durata executării și, de regulă, 3 ani după încetarea raportului; mai mult când legea o cere
Facturare și evidență contabilă	Date de identificare, fiscale și tranzacționale	Art. 6 alin. (1) lit. c GDPR	Termenul legal aplicabil documentelor financiar-contabile, în prezent în principal 5 ani
Procesarea plății	Valoare, metodă, stare și identificator tranzacție	Executarea contractului; obligații legale	Conform obligațiilor contabile și regulilor procesatorului de plăți
Suport și reclamații	Contact, comandă, corespondență, probe	Contract; interes legitim; obligații legale	Pe durata soluționării și, de regulă, 3 ani după închiderea solicitării
Produse personalizate	Fișiere grafice, texte, sigle și instrucțiuni	Executarea contractului	De regulă 12 luni de la finalizarea comenzii, pentru refaceri, apoi ștergere sau anonimizare, dacă nu s-a convenit altfel
Securitate și prevenirea fraudelor	IP, loguri, autentificări, date despre tranzacții	Art. 6 alin. (1) lit. f GDPR	De regulă 6-12 luni; mai mult dacă există un incident sau o investigație
Apărarea drepturilor	Date relevante pentru pretenții și litigii	Interes legitim; obligații legale	Până la expirarea termenelor legale și soluționarea definitivă a cauzei
Newsletter și oferte comerciale	Nume, e-mail, opțiuni și dovada consimțământului	Art. 6 alin. (1) lit. a GDPR	Până la retragerea consimțământului; dovada consimțământului sau opoziției poate fi păstrată încă 3 ani
Analiză și marketing prin cookie-uri	Identificatori online și comportament de navigare	Consimțământ	Conform duratei fiecărui cookie, indicată în Politica de cookie-uri

6. Contul de client și comenzile B2B

Crearea contului este opțională, dacă Site-ul permite comanda fără cont. Datele obligatorii sunt marcate în formulare; fără acestea nu putem crea contul, procesa comanda, emite factura sau realiza livrarea.
Pentru un client persoană juridică putem prelucra datele mai multor utilizatori autorizați. Compania este responsabilă să ne comunice doar datele persoanelor care au legătură cu relația comercială și să le informeze corespunzător. Putem păstra o evidență a drepturilor de acces și a comenzilor plasate în numele companiei.

7. Plățile prin PayU

Pentru plata online cu cardul, Clientul este redirecționat către mediul securizat pus la dispoziție de PayU sau interacționează cu interfața acestuia integrată în Site. PayU prelucrează datele necesare autorizării și executării plății potrivit propriilor obligații și politici.
Softrom primește informații precum starea plății, suma, moneda, momentul tranzacției și un identificator al acesteia. Nu primim și nu stocăm numărul complet al cardului, codul de securitate sau alte elemente complete de autentificare ale cardului.

8. Livrarea produselor

Transmitem curierului selectat datele strict necesare livrării: numele destinatarului, adresa, telefonul, e-mailul atunci când este necesar, valoarea rambursului și informații relevante despre colet. Curierul poate utiliza datele și în calitate de operator independent pentru îndeplinirea obligațiilor sale legale și logistice.

9. Comunicări comerciale

Trimitem newslettere, oferte personalizate sau recomandări comerciale prin e-mail ori alte canale electronice numai dacă avem un temei legal corespunzător și, atunci când este necesar, consimțământul dumneavoastră.
Consimțământul pentru marketing este separat de acceptarea Termenilor și condițiilor. Crearea contului, plasarea unei comenzi, solicitarea unei oferte sau adăugarea unui produs la favorite nu reprezintă, prin ele însele, acord pentru marketing.
Vă puteți dezabona oricând prin linkul din mesaj sau printr-o solicitare la contact@biroultau.ro. Retragerea produce efecte pentru viitor și nu afectează legalitatea comunicărilor transmise anterior.

Site-ul utilizează cookie-uri strict necesare pentru funcționare, securitate, autentificare, coș și finalizarea comenzii. Acestea nu pot fi dezactivate prin mecanismul de consimțământ atunci când sunt indispensabile serviciului solicitat.
Cookie-urile de preferințe, analiză sau publicitate sunt activate numai după exprimarea opțiunii prin platforma de consimțământ, dacă legea impune acest lucru. Refuzul lor nu împiedică folosirea funcțiilor esențiale ale magazinului.
Lista actuală a cookie-urilor, furnizorii, scopurile și duratele sunt prezentate în Politica de cookie-uri. Opțiunile pot fi schimbate ulterior prin butonul sau panoul de gestionare a consimțământului disponibil pe Site.

11. Cui putem transmite datele

În funcție de serviciul utilizat, datele pot fi comunicate următoarelor categorii de destinatari:

procesatorului de plăți PayU și instituțiilor implicate în autorizarea tranzacției;
firmelor de curierat și partenerilor logistici;
furnizorilor de găzduire, securitate, backup, mentenanță și suport pentru WordPress și WooCommerce;
furnizorilor de e-mail, SMS, newsletter și servicii de comunicare;
furnizorilor de ERP, facturare, contabilitate și arhivare;
furnizorilor de analiză și publicitate, numai în funcție de consimțământul pentru cookie-uri;
consultanților juridici, auditorilor, asigurătorilor și altor specialiști supuși obligațiilor de confidențialitate;
autorităților și instanțelor, atunci când divulgarea este cerută sau permisă de lege.

Solicităm furnizorilor care acționează în numele nostru să prelucreze datele numai potrivit instrucțiunilor, să păstreze confidențialitatea și să aplice măsuri de securitate adecvate. Unii destinatari, precum procesatorii de plăți, curierii sau autoritățile, pot acționa ca operatori independenți pentru propriile obligații legale.
biroultau.ro nu este marketplace și nu transmite datele către vânzători terți pentru ca aceștia să își execute propriile vânzări.

12. Transferurile în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori tehnici pot stoca sau accesa date din țări aflate în afara Spațiului Economic European. În asemenea situații, transferul este realizat numai în baza unui mecanism recunoscut de GDPR, precum o decizie de adecvare, Cadrul UE-SUA privind protecția datelor, clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană sau alte garanții legale adecvate.
Puteți solicita informații suplimentare despre garanțiile aplicabile unui transfer printr-un mesaj la contact@biroultau.ro.

13. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor, inclusiv criptarea comunicațiilor, controlul accesului, autentificare, actualizări de securitate, copii de siguranță, jurnalizarea evenimentelor și proceduri de gestionare a incidentelor.
Accesul la date este acordat numai persoanelor care au nevoie de acesta pentru atribuțiile lor. Furnizorii sunt selectați și contractați ținând cont de natura serviciilor și de riscurile pentru date.
Niciun sistem nu poate garanta securitate absolută. Dacă identificăm o încălcare a securității datelor care prezintă un risc pentru drepturile persoanelor, aplicăm procedurile de evaluare, notificare și informare prevăzute de GDPR.

14. Drepturile dumneavoastră

În condițiile GDPR, puteți exercita următoarele drepturi:

dreptul de acces la date și la informațiile privind prelucrarea;
dreptul de rectificare a datelor inexacte sau incomplete;
dreptul la ștergere, atunci când nu mai există un temei legal pentru păstrare;
dreptul la restricționarea prelucrării;
dreptul de opoziție față de prelucrările bazate pe interes legitim și, în orice moment, față de marketingul direct;
dreptul la portabilitatea datelor, când prelucrarea se bazează pe consimțământ sau contract și este realizată automat;
dreptul de retragere a consimțământului, fără a afecta prelucrarea realizată anterior;
dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, în condițiile legii;
dreptul de a depune plângere la autoritatea de supraveghere și de a vă adresa instanțelor.

Drepturile nu sunt absolute. De exemplu, nu putem șterge datele pe care trebuie să le păstrăm pentru facturare, obligații fiscale, garanții sau apărarea unui drept în instanță.

15. Cum exercitați drepturile

Trimiteți solicitarea la contact@biroultau.ro sau la adresa poștală indicată la secțiunea 1. Vă rugăm să descrieți dreptul exercitat și informațiile care ne permit identificarea datelor vizate.
Putem solicita informații suplimentare strict necesare verificării identității, pentru a preveni divulgarea datelor către o persoană neautorizată. Răspundem fără întârzieri nejustificate și, de regulă, în cel mult o lună. Termenul poate fi prelungit cu încă două luni pentru solicitări complexe sau numeroase, caz în care vă informăm despre motive.
Solicitările sunt soluționate gratuit. În cazul unor cereri vădit nefondate sau excesive, în special prin caracter repetitiv, putem percepe o taxă rezonabilă sau putem refuza cererea, în condițiile GDPR.

16. Decizii automate și profilare

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice sau să vă afecteze în mod similar și semnificativ.
În funcție de opțiunile privind cookie-urile și marketingul, putem utiliza istoricul de navigare sau cumpărare pentru segmentarea audienței și recomandarea unor produse. Aceste activități nu produc efecte juridice și pot fi oprite prin retragerea consimțământului, modificarea opțiunilor cookie sau dezabonare.

17. Datele minorilor

Magazinul nu este destinat în mod direct copiilor. Comenzile trebuie plasate de o persoană care are capacitatea legală necesară sau cu acordul reprezentantului legal. Nu colectăm cu bună știință date ale copiilor în scop de marketing.
Dacă aflați că un minor ne-a furnizat date fără acordul necesar, vă rugăm să ne contactați pentru a verifica situația și a lua măsurile corespunzătoare.

18. Plângeri la autoritatea de supraveghere

Aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, fără ca acest lucru să vă limiteze celelalte căi de atac:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal;
B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București, România;
website: https://www.dataprotection.ro;
e-mail: anspdcp@dataprotection.ro.

Vă încurajăm să ne contactați mai întâi, pentru a avea posibilitatea de a analiza și soluționa direct solicitarea, fără a vă afecta dreptul de a sesiza în orice moment autoritatea sau instanța competentă.

19. Modificarea politicii

Putem actualiza această Politică pentru a reflecta modificări legislative, tehnice sau operaționale. Versiunea actuală și data ultimei actualizări sunt publicate pe Site.
Dacă modificările sunt semnificative pentru modul în care folosim datele, vom informa persoanele vizate printr-un mijloc adecvat, precum o notificare pe Site, în Cont sau prin e-mail, atunci când avem datele necesare și informarea este justificată.

20. Contact

Pentru orice întrebare, solicitare sau exercitare a unui drept privind datele personale:
website: https://www.biroultau.ro.
SOFTROM GRUP S.R.L.;
Str. Aeroportului nr. 280C, Cârcea, Dolj, România;
e-mail: contact@biroultau.ro;
telefon: 0351 401 701;